Contoh Susunan Kepanitiaan Pameran Serta Tugas Tiap Posisi
Ketika hendak menyelenggarakan sebuah pameran, maka pembentukan panitia menjadi hal pertama yang perlu dilakukan. Pembentukan panitia bertujuan untuk membagi tugas selama proses penyelenggaraan pameran.
Hal ini mengantisipasi bentrok saat acara berlangsung dan memastikan setiap orang bekerja melakukan tugasnya. Umumnya, struktur kepanitiaan terdiri dari panitia inti dan dibantu beberapa seksi. Setiap seksi bertanggung jawab pada pekerjaannya dan harus berkoordinasi dengan ketua.
Yuk simak ada apa saja bagian dalam struktur kepanitiaan:
1. Ketua
Sebagai pemimpin, ketua bertanggung jawab mulai dari proses persiapan, penyelenggaraan, dan evaluasi acara. Ketua juga harus mampu mencari solusi ketika muncul permasalahan. Seorang ketua sebaiknya memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, jujur, tegas, dan bijaksana.
2. Wakil Ketua
Wakil ketua berkewajiban membantu pekerjaan ketua dan memastikan tidak ada detail yang terlupakan. Wakil ketua juga harus sigap menggantikan ketua jika ketua berhalangan untuk menghadiri rapat atau bertemu dengan pihak tertentu.
3. Sekretaris dan Seksi Kesekretariatan
Sekretaris memiliki tugas yang sangat penting yaitu membuat surat perizinan, undangan, notulen rapat, dan kegiatan surat menyurat lainnya. Sekretaris juga biasanya bertanggung jawab untuk menyusun agenda rapat hingga acara selesai.
4. Bendahara
Bendahara memiliki tugas untuk mengatur urusan keuangan dan mencari sponsor agar pameran dapat terus berjalan. Selain itu, pada akhir periode acara, bendahara juga harus membuat laporan pertanggungjawaban atas pengelolaan keuangan.
5. Publikasi dan Dokumentasi
Seksi ini bertugas untuk memberikan informasi kepada khalayak mulai dari pra-acara hingga pameran diselenggarakan. Orang-orang yang ada di dalamnya harus mampu mendokumentasikan dengan hasil yang menarik dan mengerti penggunaan media sosial.
6. Dekorasi
Seksi ini bertugas untuk mengatur tata ruang pameran nantinya. Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam mengatur tata letak adalah efisiensi ruangan dan memastikan pengunjung tidak kebingungan. Seksi ini juga harus mengatur dekorasi set panggung.
7. Humas
Humas merupakan bagian yang akan menjadi narahubung dengan pihak eksternal. Peran humas dalam suatu acara adalah mempromosikannya terhadap stakeholder, menjalin media partner, dan menciptakan citra positif ke khalayak.
8. Seksi perlengkapan
Seksi ini bertugas menyiapkan segala macam perlengkapan yang sekiranya dibutuhkan selama acara berlangsung. Nantinya, seksi ini akan sering berkomunikasi dengan tim dekorasi untuk menyiapkan dekorasi.
9. Keamanan
Keamanan bertanggung jawab agar acara berlangsung dengan kondusif. Seksi ini juga harus memastikan kenyamanan pengunjung dan memantau keadaan selama acara berlangsung.
10. Konsumsi
Seksi ini harus memastikan kesediaan makanan dan minuman untuk pengisi acara, panitia, maupun pengunjung. Nantinya dana konsumsi akan diberikan oleh bendahara sehingga kedua pihak ini harus terus berkoordinasi.
Sekarang kamu sudah paham struktur panitia yang harus ada dalam kegiatan pameran kan? Agar acara kamu semakin lancar dan ramai pengunjung, mari berkolaborasi dengan detikEvent! Di sini acara kamu berkesempatan untuk dipromosikan di seluruh kanal detik Network loh! Segera hubungi kerjasama@detik.com untuk info lebih lanjut!
