Langkah-langkah Membuat TOR yang Benar Beserta Contohnya
Saat merencanakan sebuah acara, tak bisa dipungkiri bahwa sebuah TOR (Terms of Reference) adalah kunci keberhasilan. Bagaimana cara menyusun TOR yang baik dan benar? Ikuti langkah-langkah berikut dan temukan inspirasi melalui contoh-contoh yang akan membuat event kamu berjalan lancar:
1. Mulai dengan Gambaran Umum Acara
Deskripsikan acara secara singkat, termasuk tujuan dan tema utama. Hindari penggunaan kata-kata kaku dan jelaskan dengan bahasa yang ramah agar semua pihak dapat mengerti.
Contoh: "detikcom Gathering: Merajut Kebersamaan dalam Kreativitas"
2. Tentukan Lokasi dan Waktu
Sebutkan lokasi dan waktu acara dengan jelas. Sertakan alamat yang lengkap dan peta lokasi jika memungkinkan.
Contoh:
Lokasi: Trans Studio Convention Hall, Jakarta
Waktu: 15 Februari 2024, Pukul 09.00 - 17.00
3. Detail Agenda Harian
Buatlah daftar kegiatan harian dengan urutan waktu yang jelas. Gunakan bahasa yang mengundang agar pembaca merasa tertarik untuk mengikuti setiap kegiatan.
Contoh:
09.00 - 09.30: Registrasi dan Sarapan Pagi
09.30 - 11.00: Sesi Pembukaan dan Ice Breaking
11.00 - 12.30: Workshop Kreativitas: Membuat Karya Seni Bersama
4. Spesifikasi Peralatan dan Fasilitas
Jelaskan dengan detail peralatan dan fasilitas apa saja yang akan disediakan. Pastikan untuk mencantumkan hal-hal teknis seperti layar proyektor, mikrofon, atau peralatan khusus lainnya.
Contoh:
Peralatan: Proyektor, Mikrofon, Flipchart
Fasilitas: Kursi dan Meja untuk 200 Peserta
5. Informasi Penting untuk Peserta
Sertakan informasi yang penting bagi peserta seperti dress code, peraturan tertentu, atau hal-hal lain yang perlu diperhatikan.
Contoh:
Dress Code: Casual Kreatif dengan Warna Cerah
Peserta diharapkan membawa: Notebook dan Alat Tulis Pribadi
6. Penyelenggara dan Narasumber
Berikan detail tentang penyelenggara acara dan narasumber yang akan hadir. Sertakan juga profil singkat mereka untuk memberikan gambaran kepada peserta.
Contoh:
Penyelenggara: detikcom
Narasumber: Prof. Dr. Creativo, Pakar Kreativitas
7. Rincian Konsumsi
Jelaskan jenis dan waktu konsumsi yang disediakan. Berikan variasi agar peserta tetap bersemangat selama acara.
Contoh:
09.30 - 10.00: Coffee Break
12.30 - 13.30: Makan Siang Inspiratif
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat TOR yang tak hanya informatif tetapi juga mengundang antusiasme dari para peserta. Mau acara kamu dipromosikan di detikcom dan kanal lainnya? Yuk kerja sama dengan detikEvent, hubungi kami melalui email info@detik.com.
